ICLD:s utbildningsprogram stärker kommuner under pandemitiden

Coronapandemin har ställt kommuner runt om i världen inför helt nya utmaningar. Olika verksamheter har varit hårt belastade och tvungna att ställa om till nya arbetssätt på mycket kort tid.
Två internationella projektteam som gått ICLD:s utbildningsprogram Public Financial Management and Local Economic Development har tack vare utbildningen kunnat effektivisera och förbättra arbetet i sina organisationer under coronakrisen. De båda teamen – Cape Agulhas municipality i Sydafrika och Lusaka City Council i Zambia, rapporterar om stora framsteg och konkreta förbättringar i kommunikationen med medborgarna. Något som ofta påstås vara Akilleshäl för kommuner i Sverige och internationellt.
Team Lusaka City Council
Lusakateamet har inom sitt förändringsprojekt, som är en viktig beståndsdel av ett internationellt utbildningsprogram, jobbat med digitalisering av olika typer av betalningar, till exempel, skatter och avgifter, för att både effektivisera processen för samtliga inblandade aktörer samt att minska risken att pengar hamnar i obehörigas fickor. Arbetet blev av särskilt stor vikt under de senaste månaderna då flera av världens länder inklusive Zambia sattes i ett lockdown. Catherine Mwango, IT-manager på Lusaka City Council, säger att ICLD:s internationella utbildningsprogram gav deras kommun ett verktyg för att angripa problemet:
– Vi hade en idé, men vi visste inte hur vi skulle förverkliga den. Under utbildningens gång lärde vi oss om LFA-metoden (Logical Framework Approach) och om hur man tillämpar den i praktiken. Genom att arbeta med ett problemträd och att utifrån det sätta mål lyckades vi angripa problemet och hitta en bra lösning.

LFA-metoden – Logical Framework Approach – är ett enkelt och effektivt verktyg för mål- och resultatstyrning av projekt. Metoden har hjälpt teamet att arbeta med målgrupper och andra intressenter som visade sig vara den största utmaningen i digitaliseringsarbetet.
– I vårt fall var intressenterna olika avdelningar. Vi kom fram till slutsatsen att olika system som vi har i kommunen inte pratar med varandra. Det fanns ingen samordning. Detta var orsaken till att det ständigt uppstått problem i kommunens arbete. Nu använder vi oss av LFA-metoden så att avdelningarna kan berätta om sina behov, säger ITP-deltagaren Olinda Chirwa Sikazwe, biträdande finansdirektör på Lusaka City Council.
Ett konkret resultat av digitaliseringssatsningen som växt fram under Lusakateamets deltagande i utbildningsprogrammet som de är särskilt nöjda med, inte minst utifrån covid-19 perspektivet, är framtagandet av ett webbaserat självbetjäningssystem för inlämnande av bygglovsansökningar – Metro Manager. Systemet gör det möjligt för kunderna att skicka in sina bygglovsansökningar till kommunen hemifrån och följa sina ansökningar i realtid, både på mobil och dator.
– Under covid-19 pandemin är Metro-systemet mycket praktiskt. Det har hjälpt oss att undvika att kunderna skickas med sina ritningar mellan olika kontor, utan allt görs online. Dessutom har hanteringsprocessen som tidigare brukade ta minst tre månader kortades ner, eftersom den ansvariga handläggaren får med jämna mellanrum en påminnelse om att han eller hon inte hanterat ärendet. Detta system har verkligen hjälpt vår kommun under den här svåra tiden, säger Olinda Chirwa Sikazwe.
Team Cape Agulhas
I likhet med Lusaka City Council har den sydafrikanska kommunen Cape Agulhas använt sig av sina nya kunskaper i LFA-metoden, vilket, enligt dem, lett till en förbättrad kommunikation, både internt inom organisationen och utåt mot invånarna.
– Jag tror att det har gjort en stor skillnad för oss, säger ITP-deltagaren Tracey Stone som är ansvarig för planering och administration på Cape Agulhas Municipality. Ofta kommunicerar vi chefer inte så bra med varandra. Och jag tror att ett av de mest positiva resultaten av denna förändringsprocess var sättet att vi började kommunicera med varandra och hur vi faktiskt började arbeta som ett team.
Det övergripande målet för Cape Agulhas-projekt var att arbeta mer inkluderande och att involvera invånarna i kommunens arbete, samt att göra kommunens samtliga verksamheter och beslutsprocesser mer transparenta. Ett stort fokus las på att skapa en tvåvägskommunikation mellan kommunen och de unga genom etablerande av ett ungdomsråd.
Willem van Zyl, IT-ansvarig på Cape Agulhas Municipality, berättar hur offentlig wifi gett människor i de fattiga områden tillgång till information:
– Målet med detta var att nå ungdomarna i vårt samhälle och också att försöka främja ekonomisk utveckling, där människor faktiskt kan söka nödvändig information eller starta sina egna företag med hjälp av Internet. Så avsikten var att skapa en välfungerande nätverksinfrastruktur. Medlemmar i ungdomsrådet som vi bildade under utbildningens gång sitter på olika orter. Dessutom har coronakrisen och social distansering uteslutat möjligheten att genomföra fysiska möten. Därför har det varit extra viktigt att ungdomsrådet kunde använda sig av offentlig wifi för att kommunicera med varandra via Zoom eller liknande, säger Willem.
Ett annat resultat av Cape Agulhas arbete med att öka transparens samt inkludera invånarna i kommunens dagliga arbete är lanseringen av en Youtube-kanal för livesändning av kommunfullmäktiges sammanträden. Det gör det möjligt för allmänheten att delta i möten digitalt, kommentera och ställa sina frågor. Dessutom har organisationen skapat en mobilapplikation för invånarengagemang som skickar notiser med aktuell och relevant information om kommunens verksamheter och genom vilken invånarna kan lämna in sina klagomål och kommunicera med kommunen.
Det sydafrikanska teamet säger att de här teknologiska lösningarna har hjälpt dem att upprätthålla ett medborgarorienterat tillvägagångssätt där medborgarna är involverade och delaktiga i kommunens arbete då de har en möjlighet att följa vad som händer i realtid.
Om LFA-metoden |
---|
LFA-metoden – Logical Framework Approach – är ett enkelt och effektivt verktyg som huvudsakligen används för att utforma, övervaka och utvärdera projekt. Den består av en integrerad verktygslåda för att analysera och lösa planeringsproblem, samt för att utforma och hantera dessas lösningar. |
Om utbildningsprogrammet |
---|
Public Financial Management and Local Economic Development är ett internationellt utbildningsprogram (ITP) vars fokus ligger på kommunal ekonomi och lokal ekonomisk utveckling. Utbildningen bygger på principer om jämställdhet, deltagande och transparens. Programmet ger tjänstepersoner på lokal nivå stöd i att identifiera och använda finansiering för kommunala och regionala utvecklingsprojekt. Utbildningsprogrammet ges i samarbete med UN Capital Development Fund, UNCDFs globala program. |